Już wiele razy poruszano temat sztywnych barier między działami i ich wpływu na efektywność pracowników oraz zadowolenie klientów. Takie bariery stanowią wyzwanie dla każdej firmy, lecz warto pamiętać, że to bardziej mentalność niż fizyczne struktury. Nic nie stoi na przeszkodzie, by komunikować się z kolegami z innych działów czy dzielić się danymi, informacjami oraz wynikami pracy. To liderzy działów decydują o tym, czy informacje będą udostępniane, czy nie. Problem leży w przywództwie i kulturze organizacyjnej. Wymaga to zmiany podejścia.

Standardowym rozwiązaniem w przypadku barier wewnątrz organizacji jest… ich likwidacja. Jednak nie zawsze jest to konieczne. W niektórych organizacjach sztywne bariery mogą mieć swoje uzasadnienie; wszystko zależy od celów zarówno organizacji, jak i poszczególnych działów. Czasami połączenie barier może przynieść korzyści pracownikom i klientom, przeważając nad wadami takich połączeń.

Dlaczego mówimy o sztywnych barierach?

Dlaczego poruszamy temat sztywnych barier i kwestii ich rozbijania lub łączenia? Bariery, które z angielskiego często nazywane są też silosami, mają bezpośredni wpływ na doświadczenia zarówno pracowników, jak i klientów. Skupiając się na doświadczeniu klienta, należy pamiętać, że bariery wpływające na pracowników, bez wątpienia, mają swoje odzwierciedlenie w doświadczeniu klientów.

Szczególnie ważne jest zrozumienie wpływu sztywnych barier na wymianę danych i informacji. Dane odgrywają kluczową rolę w projektowaniu i dostarczaniu wysokiej jakości doświadczeń, które spełniają oczekiwania klientów, takie jak płynność, spójność, personalizacja itp. Oznacza to konieczność swobodnego udostępniania danych w całej organizacji.

Wpływ barier wewnątrz organizacji na wymianę danych

Kiedy w organizacji istnieją sztywne bariery, wpływają one na wymianę danych i informacji w następujący sposób:

  1. Rozproszone bazy danych: Różne działy utrzymują oddzielne porcje danych, które są izolowane i niedostępne dla innych części organizacji.
  2. Problemy komunikacyjne: Bariery w komunikacji utrudniają efektywne dzielenie się kluczowymi danymi i informacjami.
  3. Duplikacja wysiłków: Brak komunikacji i udostępniania informacji prowadzi do dublowania pracy, co skutkuje nieefektywnością i marnowaniem zasobów.
  4. Niespójne standardy danych: Różne działy mogą mieć różne standardy zarządzania danymi, co prowadzi do niespójności jakości i formatów danych.
  5. Opóźnienia w podejmowaniu decyzji: Bariery komunikacyjne powodują brak natychmiastowej wymiany danych i informacji, co znacznie spowalnia czas reakcji podczas współpracy nad problemami.

Sposoby łączenia sztywnych barier

Aby złagodzić negatywne skutki istniejących w firmie barier, należy podejmować wysiłki w celu ich połączenia. Oto kilka sposobów na to, jak można to osiągnąć:

  1. Integracja systemów danych: Tworzenie centralnych repozytoriów lub zjednoczonych platform, gdzie dane mogą być dostępne, udostępniane i aktualizowane w czasie rzeczywistym.
  2. Wykorzystywanie wspólnych technologii: Narzędzia takie jak platformy współpracy czy systemy planowania zasobów (ERP) umożliwiają płynne dzielenie się informacjami między działami.
  3. Tworzenie zespołów międzydziałowych: Zespoły składające się z członków różnych działów promują dzielenie się wiedzą, danymi i doświadczeniami, wspierając współpracę.
  4. Standaryzacja praktyk zarządzania danymi: Zapewnienie spójności formatów i jakości danych ułatwia ich zrozumienie i wykorzystanie przez różne działy.
  5. Regularne aktualizacje: Regularne raportowanie i aktualizacje informują wszystkie działy o postępach i rozwoju w innych obszarach, co zmniejsza ryzyko duplikacji, zwiększa świadomość i pozwala na wprowadzanie wartościowych wkładów.
  6. Jasne kanały komunikacyjne: Ustanowienie standardów dla regularnych spotkań, wspólnych dokumentów, wewnętrznych kanałów komunikacji i narzędzi do zarządzania projektami.
  7. Wdrożenie zasad zarządzania danymi: Pomaga to zapewnić, że dane są zarządzane spójnie w całej organizacji, promując przejrzystość i dostępność.
  8. Szkolenia i programy edukacyjne: Szkolenia zapewniają, że pracownicy znają standardowe praktyki zarządzania danymi, systemy i technologie, a także podkreślają znaczenie dzielenia się danymi i współpracy.

Kultura organizacyjna

Łączenie organizacyjnych silosów wymaga zarówno zmian technologicznych, jak i kulturowych. Promując kulturę współpracy i wdrażając odpowiednie narzędzia i praktyki, organizacje mogą znacząco poprawić wymianę danych i informacji między działami.

Aby połączyć sztywne bariery organizacyjne, należy zacząć od zmiany kultury. Projektując kulturę organizacyjną na zorientowaną na klienta, automatycznie wspiera się współpracę. Organizacja skupiona na kliencie wymaga współpracy, aby dostarczać spójne doświadczenia klienta.

Współpraca jest kluczowa dla efektywności i morale pracowników, co przekłada się na lepsze doświadczenia klientów.

Podsumowanie

Likwidacja lub połączenie sztywnych barier ułatwia pracownikom komunikację, współpracę i wymianę informacji. Procesy stają się bardziej płynne, redundancje są eliminowane, a efektywność rośnie. Prowadzi to do zwiększenia produktywności i morale.

Kultura zorientowana na klienta jest kluczem do likwidacji lub połączenia sztywnych barier i promowania współpracy. Gdy cała organizacja dąży do dostarczania wyjątkowej wartości klientom, różne działy chętniej współpracują, aby osiągnąć ten cel.

Tekst powstał na bazie: https://cx-journey.com/2024/07/connecting-organizational-silos-to-leverage-data-for-a-better-experience.html